学院会议室是学院举行会议等活动的重要场所，是展现学院整体工作面貌的重要窗口。为科学调配、规范使用学院会议室，确保学院日常工作的正常、有序运转，确保会议室使用安全，特制定本规定。
第一条 会议室适用于学院召开的各类会议、举办的各种活动以及上级部门领导、外宾和兄弟院校领导的来访接待。
第二条 会议室由学院办公室统一管理，统筹协调安排使用，并由办公室安排专门的会议室管理人员负责钥匙、卫生、安全以及室内设备物品的管理、维护和技术支持。
第三条 会议室的使用实行预约申请制度，使用部门应提前到学院办公室办理申请使用手续，并填写“公共外交学院会议室使用申请表”（见附件），登记相关信息。大型会议或活动至少提前三天，一般会议或活动至少提前一天。未经办公室负责人审批，任何部门不得擅自使用会议室。
第四条 办理使用登记手续后，会议室钥匙将交予使用部门，使用部门须妥善保管，会议室使用完毕后须第一时间交回办公室。
第五条 会议室使用遵循“先登记先使用、先紧急后一般、先全院后部门”的原则，各部门之间可本着重要优先的原则协商使用。如遇特殊情况，由办公室负责调配。
第六条 学院会议室管理员负责会议室的音响及其他电器设备的调试和操作，使用部门工作人员不得自行调试。每次会议或活动之前，会议室管理人员须同使用部门对音响及有关电器设备进行一次试运行检查，以确保会议能按期进行。
第七条 会议室使用遵循“谁使用谁负责”的原则。使用期间，未经办公室同意，不得随意改变会议室设备、家具的位置，不得将会议室物品携出室外、挪作他用，不得擅自动用室内音响、投影等设备。如有损坏、丢失或因违规操作引发故障，由使用方负全责。
第八条 使用部门应保证会议室的清洁、卫生，禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。
第九条 会议主席台设置、座牌摆放、水杯准备、会标的制作和悬挂、会中送水等均由使用部门负责，会议室管理人员协助。
第十条 会议或活动结束后，使用部门应及时将会议室整理、清扫干净，对所有设备、设施进行全面检查，关闭各种电器电源，关好门窗，严防火灾及盗窃事故发生。确保做到人走、窗闭、电源关、设备齐、门上锁并及时与办公室完成交接。
第十一条 会议室使用应严格按照预约时间进行，以免影响下一部门使用。
第十二条 会议室管理人员须定期打扫、清理会议室，保持室内清洁卫生。注意及时补充易耗物品。如有设备设施损坏，及时报修。
第十三条 会议室一般不借外单位使用，不允许私人使用或占用，如需借用，须经办公室负责人同意。室内设备概不外借。
第十四条 每学期临近结束的考试周（约两周）期间，会议室可作为自习室，仅用于本院学生复习、备考使用。学生应维护会议室卫生整洁，注意用电安全，自觉保障会议室公共环境。学生工作办公室对学生使用情况进行监管，并在此期间负责会议室的卫生和办公环境安全。
第十五条 本规定由学院办公室负责解释。
